Kwalteitsmanagement en certificering

Weet jij hoe het gesteld is met de kwaliteit in jouw onderneming? Hoe borg je de client veiligheid, aan welke wet- en regelgeving moet jouw onderneming voldoen en hoe regel je dit praktisch? Hoe haal je je certificering?
Je organisatie dient compliant te zijn; je moet kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving. Het gaat over de wijze waarop je zorgt dat jouw onderneming aan alle wetgeving voldoet, hoe je deze naleeft en of hoe je organisatie in control is. In de praktijk betekent dit dat je een managementsysteem nodig hebt. Met dit systeem monitor en borg je de naleving. Hollands Advies helpt met het opzetten of herijken van managementsystemen om zo in control te komen of te blijven.
Ons team is jouw kwaliteitsmedewerker op afstand. We zorgen voor structurele ondersteuning waarmee het systeem onderhouden wordt en jij als ondernemer altijd over actuele informatie beschikt om jouw onderneming te besturen

Governance

Voor de zorg gelden strikte regels voor goed bestuur want het gaat om besteding van publieke middelen. Welke rechten en plichten heb jij als zorgonderneming? Wat moet er geregeld worden voor de Wtza? Hoe kan ik er voor zorgen dat de Raad van Toezicht goed haar werk kan doen? Is er belangenverstrengeling binnen mijn organisatie? Ben ik verplicht om een clientraad te installeren? Dit zijn allemaal vragen waar wij van Hollands Advies je mee kunnen helpen. Ondernemende zorgaanbieders dragen bij aan toegankelijkheid, kwaliteit en betaalbaarheid van de zorg, maar de positie van zorgondernemingen staat ook onder grote maatschappelijke aandacht.

Financiële administratie

Onze medewerkers zijn uitstekende boekhouders. We verzorgen je complete boekhouding eventueel versturen wij ook jouw verkoopfacturen of zorgdeclaraties maar we gaan een stapje verder. Door het bijhouden van de boekhouding leren we je onderneming snel en goed kennen en kunnen we je gericht van advies voorzien over financiële risico’s en kansen. We beschikken over specifieke kennis van de zorg die cruciaal is voor een goede jaarverantwoording. 

Als je wil nemen we nemen je hele financiële administratie uit handen: 

• We kunnen de administratie van je over nemen.
• Voor zorgondernemingen kunnen we declareren voor de geleverde zorg aan gemeenten of zorgverzekeraars.
• We kunnen samen een begroting opstellen en samen met jou vaststellen wat voor jou de belangrijkste doelstellingen en uitkomsten zijn. 
• Voor BTW ondernemers verzorgen wij maandelijks of per kwartaal de aangifte omzetbelasting.
   

• Op afgesproken momenten ontvang je een uitgebreide rapportage waarin we je precies ziet hoe je ervoor staat. 
• Op basis van de rapportage volgt een adviesgesprek waarin kijken we of je op koers ligt voor het realiseren van je doelstellingen of dat sturing nodig is.  
• Voor zorgorganisaties kunnen we de productieverantwoording voorbereiden voor de accountant.
• We bewaken budgetplafonds, signaleren aflopende indicaties, bewaken van geïndiceerde volumes, signaleren van geen volledige zorgplannen, verdelen van budgetten.
• Aan het eind van elk jaar stellen we je jaarrekening op. We Verzorgen de publicatiestukken voor de Kamer van Koophandel en notulen van de AVA. Voor zorgondernemingen zorgen we dat de jaarrekening voldoet aan alle eisen die de NZA  stelt.
• Optioneel verzorgen we de complete jaarverantwoording, waarbij wij het proces met een van onze samenwerkende accountant voor je kunnen begeleiden. 
• Inrichting van administratie in boekhoudpakket of inrichting van EPD systeem

Electronische cliënten dossiers

Wij kunnen voor kleine en grotere organisaties meedenken in de optimalisering van de bedrijfsprocessen. Met een goed werkend elektronische cliënten dossier (ECD) kun je het werk goed plannen, de budgetten goed bewaken en op tijd aan- en afmeldingen bij de verzekeraar of financierende gemeente. Daarnaast kunnen wij helpen  met het koppelen van ECD systemen met Exact Online, zodat je administratie overzichtelijker wordt.

Bestuursondersteuning

Als bestuurder van een organisatie kun je het besturen niet uitbesteden, maar soms is het fijn als er iemand helpt zodat er ruimte ontstaat om andere belangrijke zaken in jouw organisatie op te pakken. Hollands Advies kan je voorzien van bestuur ondersteuning. Een flexibele kracht die jouw vergaderingen organiseert, notuleert en opvolging van acties organiseert. We kijken en denken mee met belangrijke beslissingen en we geven aan wanneer juridische aspecten gevolgen hebben voor jouw organisatie. Wij wijzen op de rol van het interne toezicht en de cliëntenraad bij belangrijke beslissingen en helpen jou je rol en verantwoordelijkheid scherp te krijgen. Ook kunnen we als het nodig is andere specialisten raadplegen als dit nodig is. Zoals de specialisten van Fiscount, Register Belastingadviseurs,….

Kwaliteitsmanagement

We kunnen jouw onderneming ondersteunen bij je managementsysteem zodat je voorbereid bent op audits en inspectiebezoeken. Dit doen we op de volgende manier:
 Samen met jou bepalen we de doelstellingen voor jouw onderneming. 

• We gaan aan de slag met de onderhoudswerkzaamheden en houden jouw managementsysteem volledig up-to-date.  Zo bewaken we de geldigheid van je protocollen, voeren wijzigingen op basis van veranderende wet- en regelgeving en richtlijnen voor je door, zorgen voor de afhandeling, analyse en opvolging van je incidentmeldingen, bewaken tijdslijnen en monitoren je uitkomstmetingen.
• Op basis van rapportages, gaan we met je in gesprek over de voortgang en de planning voor het komende kwartaal.

Als er nog geen kwaliteitsmanagementsysteem is of als je een startende ondernemer bent, dan kunnen wij je helpen met de inrichting hiervan.
 

Software pakketten

Wij werken met de volgende software pakketten. Bij sommige pakketten kan er makkelijk een koppeling worden gemaakt met handige apps of door onze partners waardoor onze klanten makkelijker en efficiënter kunnen hun werk kunnen doen. Denk aan een koppeling tussen een boekhoudpakket en een beroeps specifiek pakket. Of een koppeling tussen boekhoudpakket en een kassasysteem. Heb jij hier vragen over bel ons dan gerust.

Privacy & informatiebeveiliging

Weet jij welke persoonsgegevens in jouw onderneming verwerkt worden? Beschik je over een functionaris gegevensbescherming (FG)?, Heb je al te maken gehad met een datalek en weet je niet wat je moet doen? Beschik je over DPIA’s van al jouw verwerkingen? Digitalisering stelt ons in staat steeds meer te delen. Technisch is vrijwel alles mogelijk maar het vraagt wel om bewustwording en de nodige beveiligingsmaatregelen. Vandaar ook dat de wettelijke kaders zoals de AVG/GDPR en kwaliteitsnormen omvangrijker zijn geworden. 

Bij Hollands Advies zien we dat veel ondernemingen worstelen met de verplichtingen van de AVG. Vaak is er een privacy statement maar zelden worden er DPIA’s uitgevoerd of worden er datalekken gemeld. Ook is het verwerkingsregister vaak niet aanwezig of volledig. Wij kunnen je in contact brengen met een functionaris gegevensbescherming.